Frühes Training macht fit für SEPA

Herausforderungen annehmen und meistern

300.000 Mitglieder, 75 Standorte weltweit, allein in Deutschland Monat für Monat 45.000 Lastschrifteinzüge – die mit ihrer Zentrale in Berlin ansässige Fitnesskette Holmes Place stand bei der Umstellung auf die Single Euro Payments Area (SEPA) vor enormen Herausforderungen. Umso wichtiger war es, dass sich das Unternehmen frühzeitig – bereits im August 2012 – mit der Umsetzung beschäftigte und mit der Commerzbank einen kompetenten Partner ins Boot holte.

Ein gemeinsames SEPA-Projektteam wurde gebildet, das die unternehmensspezifischen Herausforderungen der Umstellung analysierte und auf dieser Basis einen individuellen Umsetzungsplan erstellte. Wie wichtig diese zeitige Auseinandersetzung mit SEPA lange vor dem finalen Termin am 1. Februar 2014 war, zeigt sich schon daran, dass vor der eigentlichen SEPA-Umsetzung ein neues CRM-System eingeführt werden musste.

Als nächste Aufgabe stand an, alle Datensätze zu konvertieren und zu validieren. Die Experten der Commerzbank halfen länderübergreifend in dieser Phase beim Wandeln der Mitgliedskontodaten in IBAN und BIC (IBAN Stammdatenservice), bei der Überprüfung der Stammdaten der Geschäftspartner mit einem Commerzbank-Konto (Validierungsservice) und beim Update der Banksoftware sowie Konfiguration der technischen Schnittstellen mit.

Nun konnten die ersten Testphasen beginnen – und auch dabei zeigte sich, dass der frühzeitige Start des Umstellungsprojekts ein entscheidender Erfolgsfaktor war: „Wir benötigten einige Probeläufe, bis die Datenbestände SEPA-fähig waren, insgesamt vier große Datei- und Zahlungsverkehrstests sowie viele kleinere“, erinnert sich Cornelis Jan Dijkstra, einer der drei Geschäftsführer der Holmes-Place-Kette.

Gerade die Tatsache, dass das Unternehmen die Beiträge seiner Mitglieder in der Regel über Lastschriften einzieht, machte das Projekt besonders anspruchsvoll. „Eine der größten Herausforderungen für uns war die vorgeschriebene Vorab-Benachrichtigungszeit von mindestens fünf Tagen. Dafür brauchten wir eine praktikable Lösung, denn wir wollten unseren Mitgliedern nicht jeden Monat erneut ein Schreiben mit Hinweisen zur Lastschrift zusenden – zumal das für uns auch enorme Kosten verursacht hätte“, erklärt Dijkstra. Vor der Umstellung hat Holmes Place den Zahlungslauf am Ersten eines Monats durchgeführt. Das bedeutet: Das Cashflow-Management basierte auf den Zahlungseingängen aus den Mitgliedschaften in den ersten zwei Tagen eines Monats. Im Zuge der Umstellung wurden nun drei Workflows eingerichtet. Mit ihnen können die Pre-Notifications und Lastschriftdateien so erzeugt werden, dass der Geldeingang am Monatsanfang gesichert ist – und die Holmes-Place-Kunden nicht immer wieder Zahlungserinnerungen erhalten. All dies erforderte auch Anpassungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), über die Holmes Place seine Mitglieder im Rahmen allgemeiner SEPA-Informationen unterrichtete.

Nach diesen Erfahrungen zieht Holmes Place ein positives Fazit der Umstellung und der sich daraus ergebenden Perspektiven. Vor allem die Möglichkeit, dass bald alle europäischen Lastschriften mit nur einer Bank abgebucht werden können, ist für dieses international agierende Unternehmen von großer Bedeutung.